Pour les collaborateurs itinérants, l’avance des frais de carburant ou de recharge électrique est une contrainte financière et administrative récurrente. Au-delà de l’impact sur la trésorerie du salarié, le système des notes de frais représente un processus lourd et coûteux pour l’entreprise. Selon certaines études, le traitement d’une seule note de frais peut coûter jusqu’à 50 euros en temps administratif cumulé. Ce système de notes de frais, lourd pour le salarié comme pour l’entreprise, peut cependant être facilement évité.
Centraliser les paiements pour alléger la gestion
Le processus classique des notes de frais impose au salarié d’avancer les fonds et à l’entreprise de traiter manuellement chaque justificatif, une démarche lente et coûteuse. Pour l’entreprise, le processus implique la validation par un manager, le traitement manuel par le service comptable et le risque constant de perte de justificatifs. Une facturette égarée ou illisible se traduit directement par l’impossibilité de récupérer la TVA sur la dépense, représentant une perte financière sèche pour l’organisation.
Cette charge opérationnelle est supprimée par des outils de paiement dédiés. Grâce à une carte carburant, le collaborateur n’a plus aucune avance de frais à faire. Les transactions sont directement facturées à l’entreprise sur un relevé unique, ce qui simplifie le suivi comptable et supprime la gestion des reçus. Cette approche simplifie drastiquement le suivi comptable, fiabilise la récupération de la TVA et supprime la gestion chronophage des reçus papier pour l’ensemble des acteurs de la chaîne.
Un défi accentué par l’électrification des flottes
Avec l’essor des véhicules hybrides et électriques, la gestion des dépenses énergétiques se complexifie. Les gestionnaires doivent en effet jongler avec des unités (litres, kWh) et des points de facturation multiples et non unifiés : domicile, entreprise, bornes publiques. Cet écosystème fragmenté, avec des dizaines d’opérateurs de recharge et des tarifications variables (au kWh, à la minute, par session), rend le suivi et le contrôle des coûts particulièrement ardus.
Cette hétérogénéité est prise en charge par des acteurs spécialisés comme Mobility Business de TotalEnergies. Leurs solutions de paiement sont conçues pour être compatibles à la fois avec les pleins de carburant traditionnels et les recharges sur un large réseau de bornes publiques. L’objectif est de garantir une expérience unifiée et sans friction pour le conducteur, quelle que soit la motorisation de son véhicule.
Conclusion
Centraliser le paiement des frais de mobilité libère durablement les entreprises et leurs salariés de la contrainte des notes de frais. Cette approche répond également aux nouveaux enjeux des flottes multi-énergies, en unifiant efficacement la gestion des dépenses de carburant et d’électricité. Elle transforme une obligation administrative en un levier de performance et de simplification pour l’entreprise.
